الضوابط الداخلية وفصل المهام
الضابط ليس إجراءً مكتوبًا بل شيئًا يمنع الخطأ أو يجده. والفرق بين الاثنين هو الفرق بين منشأة تكتشف مشكلاتها ومنشأة يكتشفها لها المدقق.
مناسب لـمحاسب يحتاج معالجة مختصرة قابلة للتطبيق والرجوع إلى مصدرها
متى تحتاجه
الضابط ليس إجراءً مكتوبًا بل شيئًا يمنع الخطأ أو يجده. والفرق بين الاثنين هو الفرق بين منشأة تكتشف مشكلاتها ومنشأة يكتشفها لها المدقق.
القرار الذي يدعمه
ابدأ بسؤال «وقائي وكاشف» ثم استخدم الشرح لتحديد المعالجة أو الفحص التالي.
ما الذي ستحصل عليه
مذكرة عمل: الضوابط الداخلية وفصل المهام
شرح منظم، وأي نسبة رسمية بمصدرها وتاريخ فحصها، ثم طريق مباشر إلى درس أو أداة أو مسار.
مثال يمكنك فحصه
تطبيق القرار: وقائي وكاشف
الوقائي يمنع قبل الوقوع: حجب فاتورة عن الدفع حتى تجتاز المطابقة، ورفض رقم فاتورة مكرر، وحدود اعتماد بالمبلغ. والكاشف يجد بعد الوقوع: مطابقة كشف المورد، ومراجعة الدفعات الشاذة، والجرد المفاجئ.
أكمل سير العمل
- مسار المدقق الداخليمتاح الآن
- محاضرة: أنواع الضوابط وفصل المهاممتاح الآن
وقائي وكاشف
الوقائي يمنع قبل الوقوع: حجب فاتورة عن الدفع حتى تجتاز المطابقة، ورفض رقم فاتورة مكرر، وحدود اعتماد بالمبلغ. والكاشف يجد بعد الوقوع: مطابقة كشف المورد، ومراجعة الدفعات الشاذة، والجرد المفاجئ.
الوقائي أرخص لأن المال لم يخرج بعد، لكن الكاشف لا يُستغنى عنه: كل ضابط وقائي له ثغرة، وأخطرها ما يُفتح بصلاحية تجاوز مشروعة.
فصل المهام
القاعدة أن لا يتم شخص واحد دورة كاملة بلا مراجعة: من يُنشئ المورد لا يعتمد فاتورته ولا ينفّذ تحويله. واجتماع الثلاثة في يد واحدة يجعل الضابط شكليًا مهما كان مكتوبًا.
وفي المنشآت الصغيرة قد يتعذّر الفصل الكامل، فيُعوَّض بضوابط تعويضية: مراجعة دورية من المالك، وكشوف بنكية تصل إلى غير منفّذ الدفع. والتعويض يُوثَّق لا يُفترض.